Aktueller Rechtskataster für QMS Dokumentation (ISO 9001 Vorlage)
Es ist wichtig für die Zertifizierung, dass man einen aktuellen Rechtskataster vorlegen kann. Die ISO 9001 Vorlage vervollständigt die QMS Dokumentation durch den Modul „Rechtskataster“. In diesem Artikel wollen wir uns mit der Notwendigkeit einer Rechtskataster ISO 9001 Vorlage beschäftigen.
Warum braucht man einen Rechtskataster?
Das Rechtskataster stellt eine Aufstellung aller für das Unternehmen relevanten Gesetze und Verordnungen dar. Neben der Norm ISO 9001:2015 (Qualitätsmanagement) fordern auch ISO 14001:2015 (Umwelt), ISO 27001:2022 und ISO 45001:2018 (Arbeitssicherheit und Gesundheitsschutz) einen Rechtskataster.
Wo fordert die ISO Norm einen Rechtskataster?
Die Normen ISO 9001:2015, ISO 27001:2013 und ISO 45001:2018 schreiben die Führung eines Rechtskataster vor:
- Die ISO 9001:2015 Norm erfordert laut Abschnitt 4.3.2 die Bestimmung und Überwachung der relevanten gesetzlichen Anforderungen im Zusammenhang mit den Produkten und Dienstleistungen des Unternehmens.
- Bereits die ältere ISO 27001:2013 Norm veranlasst wegen Abschnitt 4.2.1b die Identifizierung der gesetzlichen, regulatorischen und vertraglichen Anforderungen, die für das Informationssicherheits-Managementsystem (ISMS) relevant sind.
- Ebenso erwartet die ISO 45001:2018 laut Abschnitt 4.5.2 die Identifizierung und Zugriffsregelung auf relevante rechtliche und andere Anforderungen, die für das Arbeits- und Gesundheitsschutz-Managementsystem (HSE-MS) gelten.
Wie erstellt man einen Rechtskataster?
Die Erstellung eines Rechtskatasters kann viel Zeit in Anspruch nehmen. Dabei fallen Auditoren häufig auf, dass die wichtigsten Gesetze oder Verordnungen im Rechtskataster fehlen. Das lässt sich zwar schnell beheben, jedoch sind die daraus folgenden Lücken im Management System nicht so schnell behoben. In der Projektphase muss man eine Vielzahl von Vorschriften sammeln. Jede Vorschrift könnte aufgrund der Aktivitäten der Organisation relevant sein. Im Bereich Umwelt, Arbeitssicherheit, Gesundheitsschutz und Informationssicherheit beinhaltet das Rechtskataster bis zu 150 verschiedene Gesetze, Verordnungen und Richtlinien. Die Zahl der zu beachtenden Positionen sind stark von der Branche und der Reichweite der geschäftlichen Aktivitäten abhängig.
Was ist beim Rechtskataster für ISO 9001 zu beachten?
Um jede mögliche Position im Rechtskataster zu behandeln, sollte man sich die Zeit für die rechtlichen Betrachtung der Details nehmen. Es macht viel Sinn, bei der Behandlung der jeweiligen Gesetze und Vorschriften gruppiert vorzugehen. Die vielen Rechtspflichten erfordern, dass man sich das notwendige inhaltliche Wissen aneignet.
Es reicht nicht aus, nur eine Liste von Gesetze und Vorschriften in einer „Rechtskataster Excel Tabelle“ zusammen zu stellen. Man sollte zu jedem Gesetz bzw. jeder Vorschrift eine Kommentierung zu hinterlegen. Auditoren einer Zertifizierungsstelle werden im Audit den Nachweis der Umsetzung und der kontinuierlichen Kontrolle der Einhaltung der Rechtspflichten fordern.
Braucht man für Österreich und Deutschland unterschiedliche Rechtskataster?
Der Rechtskataster muss bei international tätigen die Gesetze und Vorschriften der Länder berücksichtigen in der man geschäftlich tätig ist. Daher sollte eine in der D-A-CH Region tätige Organisation einen Rechtskataster mit allen für Deutschland, Österreich, die Schweiz und die Europäische Union relevanten Gesetze und Vorschriften pflegen. Empfehlung: Die Inhalte des Rechtskatasters nach Rechtsbereichen gruppieren, wie z.B. Arbeitsschutz, Umweltschutz oder Produktrecht. So behalten Sie den Überblick bei der teils unüberschaubaren Anzahl an Vorschriften.
Arbeitsanweisungen für den Rechtskataster
Die ISO 9001 norm erwartet, dass Organisationen klare Verfahrensanweisungen erteilen, wie der Rechtskataster erstellt und gepflegt werden soll. Auch die kontinuierlichen Kontrolle der Einhaltung der Rechtspflichten muss in der Verfahrensanweisung klar vorgegeben sein.
Was enthält der Rechtskataster für ISO 9001?
Eine Vorlage eines ISO 9001 konformen Rechtskatasters muss folgende Informationen beinhalten:
- Titel der gesetzlichen oder behördlichen Auflage
- Stand der Auflage
- Kürzel der Auflage
- Typ (Gesetz, Auflage, Verordnung, …)
- Ebene der Auflage (Europa, Bund, Land, …)
- Relevanter Paragraph/Absatz
- Kurzbeschreibung der relevanten Auflage
- Betroffener Bereich
- Verantwortliche Person für die Einhaltung
- Status Einhaltung (umgesetzt, teilweise umgesetzt, nicht umgesetzt)
- Nachweis über Einhaltung
- Letzte Überprüfung der Auflage
- Kurzbeschreibung über die Änderung
Zusammenfassung
Ein Rechtskataster enthält eine Zusammenstellung aller relevanten rechtlichen Anforderungen (Gesetze, Verordnungen, Normen und Richtlinien). Dabei geht man auf die Aktualität und Verbindlichkeit im Kataster ein. Die Einhaltung von rechtlichen Anforderungen soll so nachhaltiger überwacht und dokumentiert werden. Der Rechtskataster stellt einen wichtigen Bestandteil eines wirksamen Compliance-Programms und der Maßnahmen zur Risikominderung dar.