ISO Zertifizierungen in der Personalbranche ab 2025
In der Personaldienstleistung existieren besondere Anforderungen an die Sicherheit in der Mitarbeiterdaten als auch der Arbeitsbedingungen (Arbeitnehmerüberlassung & Werksverträge). Einige ISO Zertifizierungen sind daher als Grundvoraussetzung für die Auftragserteilung geworden. Die Personalbranche hat eine Vielfalt als spezifischen Dienstleistungen, wie etwa Recruiting / Headhunting, Zeitarbeit, Outplacement und Personalentwicklung sowie Mitarbeitercoaching. Mittlere und große Unternehmen sind sich bewusst, dass einige betriebliche Aktivitäten aufgrund von Personalmangel oder Expertise an externe Personaldienstleister ausgelagert werden müssen. Dennoch hat der Gesetzgeber in Form der Europäischen Regulierung immer mehr Anforderungen an Auftraggeber und dessen Auftragnehmer. Da aber einige Bereiche der Personalbranche keine spezifischen Zulassungen oder Fachkenntnisse für eine Betriebsaufnahme erfordern, können einige Marktteilnehmer mit fragwürdigen Methoden Unternehmen mit Mitarbeitern und Haftungsrisiken versorgen.
Auf einige dieser wichtigen Aspekte möchten wir hier in dieser Informationsseite eingehen.
Bedeutung der ISO Normen in der Personalbranche
Die Personalbranche ist ein kritischer Lieferant von Mitarbeitern und Fachkenntnissen für alle Wirtschaftszweige. Daher kann mangelnde Qualität oder Sicherheit in der Personaldienstleistung zu erheblichen Störung der Lieferkette produzierender Unternehmen führen. Daher will man mit ISO Standards für eine zuverlässige Personalbeschaffung, Einarbeitung und Weiterentwicklung sorgen.
Qualitätsmanagement für Personaldienstleister (ISO 9001)
Personaldienstleister verarbeiten viele Daten von Arbeitnehmern. Dabei gilt es aber vornehmlich die richtigen Personen an den richtigen Arbeitsplatz zu bringen. Die Prozesse in der Personalbeschaffung sind jedoch mehr als nur einen neuen Kandidaten in einen Mitarbeiter zu verwandeln. Unter den vielen Kandidaten müssen die richtigen Personen für eine spezifische Arbeitsstelle identifiziert werden. Neue Mitarbeiter müssen in ihr neues Arbeitsgebiet eingearbeitet werden. Auch bei der Weiterentwicklung der Belegschaft gilt es mit systematischen und fairen Methoden die Fortbildung zu arrangieren. das ist besonders kritisch im Bereich des Outplacement. Daher muss in den Verfahrens der Personalbeschaffung und Weiterentwicklung die Qualitätsstandards (ISO 9001:2015) eingehalten werden. Dies können Unternehmen der Personalbranche nur durch ein zertifiziertes Qualitätsmanagementsystem nach ISO 9001 verlässlich nachweisen.
Umweltmanagement im Personalmanagement (ISO 14001)
Nachhaltiges Personalmanagement integriert ökologische, soziale und ökonomische Nachhaltigkeitsprinzipien in alle HR-Prozesse. Daher wird es auch als Green HRM (Human Resources Management) bezeichnet. So wird ein umweltbewusstes, ressourceneffizientes und sozial verantwortliches Arbeitsumfeld geschaffen. Da es verschiedene Formen von Personalüberlassung gibt, muss ein UMS an die betrieblichen Gegebenheiten angepasst werden. Einige Konzerne integrieren Subunternehmer in ihre Standorte. So kann ein Flugzeugbauer seine Teilelogistik an ein separates Unternehmen auslagern. Das Teilelager befindet sich zwar auf dem Werksgelände des Konzerns, jedoch die im Lager tätigen Mitarbeiter und Systeme gehören dem logistischen Subunternehmer. Dieser wird dadurch zum Logistiker und teilweise auch zum Personaldienstleister.
Bei der Herstellung und Lagerung von Grundstoffen, Vorprodukten und Baugruppen entstehen Abfälle und Schadstoffe. Mitarbeiter können bei falscher Vorgehensweise gesundheitliche Schäden erfahren. Gerade bei Industrieunfällen wird die Umwelt ebenso erheblich in Mitleidenschaft gezogen. Durch eine gezielte Vermeidung bzw. Verringerung der unvermeidbaren Belastung der Umwelt, können Betriebe ihre Aktivitäten weitgehend umweltschonender gestalten. Um die Auflagen der Auftraggeber zu erfüllen, müssen Unternehmen in der Personalbranche (Zeitarbeit) immer öfter ein Zertifikat nach ISO 14001 nachweisen.
Informationssicherheit für Recruiting und Zeitarbeit (ISO 27001)
Die europäische Union hat durch die Einführung von NIS 2.0 eine erhebliche Unsicherheit im Recruiting und Zeitarbeit ausgelöst. Wer Mitarbeiterdaten, Arbeitszeitdaten oder andere personenbezogene Daten verarbeitet, wird dies weitgehend mit einer digitalisierten Lösung durchführen. Selbst dort wo manuelle Arbeitsschritte erforderlich sind, werden personenbezogene Daten verarbeitet und den Auftraggebern bereitgestellt. Wird diese Information manipuliert oder falsch wiedergegeben, kann dies zu arbeitsrechtlichen Auseinandersetzungen (z.B., falsche Arbeitszeitabrechnung) führen. Daher müssen immer mehr Unternehmen in der Personalbranche sich zwangläufig mit der ISO 27001 beschäftigen.
Die NIS 2 hat aber eine noch gravierende Auswirkung auf die Unternehmen der Zeitarbeit und Recruiting: Konzerne und mittelständische Unternehmen müssen sich auf neue Sicherheitsanforderungen einstellen und zügig Sicherheitsmaßnahmen nachweislich umsetzen.
Der rechtliche und politische Druck die Lieferkette nach ISO 27001 zertifizieren zu lassen, zwingt auch die Zeitarbeit in die ISO 27001 Zertifizierung. Da Recruiter auch Konzerne immer häufiger auf der Suche nach Fachkräften helfen, beinhalten die von Großkunden vorformulierten Rahmenverträge bzw. Einkaufsbedingungen eine Pflicht zur ISO 27001 Zertifizierung. Somit fordern immer mehr Großkunden einen neutralen Nachweis über die Informationssicherheit durch die Zertifizierung eines ISMS nach ISO 27001:2022.
KI Management System für Personaldienstleister (ISO 42001)
Die europäische Union fordert den Nachweis eines etablierten KI Managementsystems. Ein Zertifikat nach ISO 42001 ist der schnellste Weg für die Personalbranche (Recruiting, Zeitarbeit & Personalverwaltung), um die Einführung eines konformen Compliance Systems nachzuweisen.
Die ISO 42001 wurde in 2023 eingeführt. Daher ist der Aufbau eines KIMS (englisch AIMS) mit einigem Mehraufwand verbunden. Die verfügbare Fachliteratur ist derzeit auch keine wirkliche Hilfe, um im Alleingang ein KIMS für Personaldienstleister aufzubauen. Aktuell bieten Zertifizierungsstellen eine Kombizertifizierung mit ISO 27001 und ISO 42001, da einige Bestandteile eines ISMS sich auch in einem KIMS wiederfinden können. Diese Kombizertifikate werden aber in naher Zukunft nicht mehr verfügbar sein, so dass eine eigenständige Zertifizierung eines norm-konformen KIMS mehr Sinn macht. Dabei gilt besonders zu beachten, dass integrierte Managementsysteme (d.h. bestehend aus mehreren ISO Standards) gerade kleine Organisationen überfordern können. Daher empfiehlt es sich ggf. eine reine ISO 42001 Zertifizierung anzugehen.
Arbeitsschutz für Zeitarbeit und Subunternehmer (ISO 45001)
Die Zeitarbeit verzeichnet mittlerweile ein erhöhtes Risiko für die Sicherheit und Gesundheit von Arbeitnehmenden. Das Ziel der Arbeitssicherheit ist es Risiken am Arbeitsplatz frühzeitig zu erkennen. Da Zeitarbeiter aber nicht zwingend aus der Branche kommen in der sie nun eingesetzt werden sollen, können Arbeitsunfälle gravierender auftreten. Ein SGAMS soll systematisch ein sicheres und effizientes Arbeitsumfeld sicher stellen. Durch den Aufbau eines regelkonformen Arbeitssicherheitsmanagementsystem (SGAMS) nach ISO 45001 entsteht eine konsistente Systematik. Eine Zertifizierung nach ISO 45001 unterstützt bei der Umsetzung gesetzlichen Vorgaben. Gleichzeitig sinken die branchenspezifischen Haftungsrisiken und die daraus resultierenden Versicherungskosten. Eine niedrige Krankenstatistik führt auch zu zufriedenen Geschäftskunden.
Neue gesetzliche Anforderungen in der Personaldienstleistung
Mit der Einführung der europäischen Verordnung “EU AI Act” sollen KI Anbieter, KI Nutzer als auch KI Entwickler (d.h. Softwarehersteller) zu mehr Verantwortungsbewusstsein getrimmt werden. Auch in der Personaldienstleistung kommt die künstliche Intelligenz immer mehr zum Einsatz. Daher müssen Unternehmen in der Personaldienstleistung immer mehr darauf achten, wie sie mit sensiblen Daten umgehen, die eventuell von KI verarbeitet werden soll. In Folge dessen müssen auch kritische Nutzer von KI Lösungen eine ISO 42001 Zertifizierung erwerben. Darüber hinaus sind auch andere informationssicherheits-relevante Zertifizierungen wie ISO 27001 zwingend erforderlich, um die strengen Vorgaben der Europäischen Union zu erfüllen.
Da aber eine Reihe von Zertifizierungen die Entwicklung, bzw. Nutzung bzw. Bereitstellung von Personaldaten Ihr Unternehmen betreffen können, beleuchten wir hier die jeweiligen Optionen. Dabei gilt es zu berücksichtigen, dass nicht nur der EU AI Act ein entsprechendes Management System fordert. Auch die Europäische Verordnung NIS 2.0 fordert mehr Compliance in der Organisation, so dass verschiedene ISO Zertifizierungen unausweichlich werden.
Mit der Einführung der neuen NIS 2.0 Regelung und der Digital Services Act zwingt die Europäische Union KI Nutzer die Daten europäischer Nutzer verarbeiten wollen, neuen Anforderungen sich zu unterwerfen. Das führt zu einem Zwang die eigenen Prozesse und Organisationsbereiche zertifizieren zu lassen. Grundsätzlich sollte man als ehrgeiziges Startup oder etabliertes Unternehmen bestrebt sein, seine Organisationsstrukturen und Prozesse zu optimieren. Hier erfahren Sie welche ISO Zertifizierungen benötigt werden, um in Europa NIS 2.0 und DSGVO konform zu wachsen.