Externer Datenschutzbeauftragter

Ein externer Datenschutzbeauftragter ermöglicht es auch kleinen Kapitalgesellschaften, Startups und mittelständischen Betrieben ihren datenschutzrechtlichen Verpflichtungen nachzukommen. In der BRD müssen Unternehmen einen Datenschutzbeauftragten bestellen, d.h. jemand muss als verantwortliche Person für Datenschutzthemen benannt werden. Gerade in kleinen und mittelständischen Unternehmen fehlt es an der nötigen Fachkunde und Personalkapazität, um jemanden datenschutzkonform mit dieser Aufgabe zu betrauen. Hier helfen externe Datenschutzbeauftragte zu deutlich geringeren Kosten.

Was macht ein externer Datenschutzbeauftragter?

Ein Datenschutzbeauftragter (DSB) betreut die im Datenschutzordner befindliche Datenschutzdokumentation und unterstützt die Geschäftsleitung bei der Einhaltung der datenschutz-rechtlichen Vorschriften. Ein DSB ist kein Anwalt für Datenschutzrecht sondern ein Datenschutzexperte. Im Unternehmen braucht man einen geeigneten Mitarbeiter hat, der sich Vollzeit um die Themen rund um Datenschutz kümmern kann. Hier kann ein externer Datenschutzbeauftragter das Unternehmen entlasten. 

Als externer Dienstleister stellt der externe DSB seine Expertise dem Unternehmen zur Verfügung. Da er meist mehrere Unternehmen betreut, kann er effizienter die Dokumentation aktuell halten. Die von ihm geleistete Datenschutzberatung ist keine Rechtsberatung. Dennoch kann der DSB rechtliche Probleme zunächst klären und regelkonform dokumentieren. Durch seine Expertise kann der externe DSB auch einen hinzugezogenen Rechtsanwalt optimal informieren. Dies ermöglicht es dem Fachanwalt relativ zügig und zielorientiert den Fall aus mehreren rechtlichen Perspektiven (ZPO, StGB, NIS 2.0, DSGVO, BDSG) beleuchten.

Der externe Datenschutzexperte (DSB) berät auch Fachbereiche des Unternehmens, damit Produkte, Dienstleistungen und Projekte sowie interne Abläufe datenschutzkonform gestaltet werden können. 

Welche Leistungen erbringt ein externer Datenschutzbeauftragter?

ISO27001 und EU GDPR Dokumentation sowie Datenschutz Audit

Der externe Datenschutzbeauftragte kann folgende Leistungen erbringen:

Aufgaben eines Datenschutzbeauftragten

Ein Datenschutzbeauftragter übernimmt folgende zentralen Aufgaben:

  • Kommunikation mit den Behörden
  • Maßnahmen bei Datenpannen
  • Durchführung von Mitarbeiterschulungen
  • Datenschutzdokumentation

Welche Unterlagen erstellt ein DSB?

Ein DSB sollte einen Datenschutzordner anlegen und pflegen. Darin befinden sich mehrere zentrale Dokumente, die bei einer Betriebsprüfung durch die Landesdatenschutzaufsichtsbehörde kontrolliert werden. Zu den wichtigsten Dokumenten gehören unter anderem:

  • Datenschutzerklärung
  • Verfahrensverzeichnisse
  • Nachweise zur Mitarbeiterschulung
  • Vorlagen für diverse Datenschutzangelegenheiten
  • Anweisungen für den Umgang mit personenbezogenen Daten
  • Dokumente zur Auftragsdatenverarbeitung durch Lieferanten

Warum ist ein externer Datenschutzbeauftragter günstiger als ein interner DSB?

Die Aufgaben eines Datenschutzbeauftragten nimmt normalerweise nicht 40 Stunden die Woche ein. Problematisch wird es aber bei der Auswahl der Mitarbeiters, um diese Aufgabe zu übernehmen. Gerade bei kleinen Unternehmen, sind viele Mitarbeiter damit beschäftigt Daten zu verarbeiten.

Ein Datenschutzbeauftragter soll normalerweise keine Daten in dem Unternehmen verarbeiten. Das bedeutet, dass er weder in der Buchhaltung noch in der IT oder im Vertrieb tätig sein darf. In diesen Bereichen des Unternehmens werden typischerweise sehr viele personen-bezogene Daten verarbeitet. Zudem muss der ausgewählte DSB auch über die notwendige Fachkunde verfügen. Das bedeutet, dass dieser Mitarbeiter regelmäßig zu Fortbildungen freigestellt werden sollte. Das verursacht unproduktive Lohnkosten, hohe Kursgebühren und Reisekosten. Diese Kosten spart man sich mit der Beauftragung eines externen Datenschutzbeauftragten. Somit können durch einen externen Datenschutzbeauftragten Kosten senken und wichtiges Personal für die wirklichen Kernaufgaben des Geschäfts einsetzen. 

Warum ist ein externer Datenschutzbeauftragter als DSB besser geeignet?

Der externe DSB ist nicht im Unternehmen tätig und daher verarbeitet keine Daten von Kunden des Unternehmens. Der Datenschutzexperte pflegt die Datenschutzdokumentation und stellt verschiedene Texte bereit, damit das Unternehmen so weit möglich datenschutz-konform arbeiten kann. Die Verantwortung trägt dennoch die Geschäftsleitung des Unternehmens, dass dem DSB alle Informationen vollständig und wahrheitsgemäß bereit gestellt werden. Darüber hinaus ist auch der Geschäftsführer weisungspflichtig gegenüber seiner Belegschaft, damit diese datenschutzkonform handelt. Der Geschäftsführer kann nicht seine datenschutzrechtliche Verantwortung an einen Mitarbeiter oder externen Dienstleister auslagern.

Antworten auf häufige Fragen zum externen Datenschutzbeauftragten

Antworten zu Fragen rund um Kosten von externen DSBs

Die Datenschutzberatungskosten werden üblicherweise anhand des Arbeitsaufwands des externen Datenschutzexperten berechnet. Faktoren wie Anzahl der Beratungsstunden, Komplexität des Unternehmens und individuelle Anforderungen spielen eine Rolle bei der Kostenkalkulation.

Es gibt keine allgemeinen Pauschalen für Datenschutzdienstleistungen, da die Kosten je nach Umfang der benötigten Leistungen und der Unternehmensgröße variieren können. Es ist ratsam, individuelle Angebote von externen Datenschutzexperten einzuholen.

Faktoren wie Unternehmensgröße, Datenverarbeitungsvolumen, Art der Datenverarbeitung und Art der Daten, die verarbeitet werden, beeinflussen die Höhe der Datenschutzgebühren. Die Komplexität der Geschäftsprozesse und die Anzahl der Mitarbeiter, die Zugriff auf personenbezogene Daten haben, sind ebenfalls entscheidende Faktoren.

Kosten für Datenschutzaudits sind nicht explizit reguliert, können jedoch je nach Anbieter und Umfang der Dienstleistung variieren. Es ist ratsam, verschiedene Angebote zu vergleichen und transparente Kostenvereinbarungen zu treffen.

Ja, Datenschutzberatungskosten können je nach Anbieter, Umfang der Leistungen und Größe des Unternehmens variieren. Es ist wichtig, vorher Angebote zu vergleichen und die individuellen Bedürfnisse des Unternehmens zu berücksichtigen.

Die typischen Datenschutzschulungskosten können hoch sein, da Mitarbeiter regelmäßig zu Fortbildungen freigestellt werden müssen, was unproduktive Lohnkosten, hohe Kursgebühren und Reisekosten verursacht.

Die Transparenz von Datenschutzberatungstarifen kann variieren und hängt oft von den individuellen Vereinbarungen zwischen dem Unternehmen und dem externen Datenschutzbeauftragten ab. Es ist wichtig, klare Absprachen über die Kosten und Leistungen zu treffen, um Missverständnisse zu vermeiden.

Ja, die Kosten für einen externen Datenschutzbeauftragten können sich zwischen KMUs und Konzernen unterscheiden. KMUs haben oft begrenzte Ressourcen und müssen daher möglicherweise mehr auf Kosten achten als Konzerne.

Das Verhältnis Kosten-Nutzen bei Datenschutzbeauftragten kann bei kleinen Unternehmen problematisch sein, da die Freistellung von Mitarbeitern für Schulungen unproduktive Lohn- und Reisekosten verursacht. Dennoch ermöglicht ein externer Datenschutzbeauftragter, datenschutzrechtlichen Verpflichtungen nachzukommen und effizienter die Dokumentation aktuell zu halten.

Antworten zu Fragen rund um die Tätigkeit von DSBs

Datenschutzberatung kann branchenabhängig sein, da verschiedene Branchen unterschiedliche Anforderungen und Risiken im Umgang mit personenbezogenen Daten haben. Es ist daher wichtig, dass der Datenschutzexperte die spezifischen Bedürfnisse und Herausforderungen einer Branche berücksichtigt.

Externe Datenschutzbeauftragte benötigen Erfahrungen im Bereich Datenschutz, um kleinen und mittelständischen Unternehmen bei der Umsetzung datenschutzrechtlicher Vorgaben zu helfen. Zudem ist es wichtig, über Fachkenntnisse in verschiedenen rechtlichen Perspektiven wie ZPO, StGB, NIS 2.0, DSGVO und BDSG zu verfügen.

Externe Datenschutzbeauftragte tragen keine rechtliche Haftung für Datenschutzverstöße in Unternehmen, da die Verantwortung bei der Geschäftsleitung liegt. Jedoch müssen sie ihrer Beratungspflicht gegenüber dem Unternehmen nachkommen, um datenschutzkonforme Maßnahmen zu gewährleisten.

Externe Datenschutzbeauftragte sind in der Regel vertraglich gebunden, um die Datenschutzanforderungen des Unternehmens zu erfüllen und sicherzustellen, dass alle relevanten Informationen bereitgestellt werden. Der Geschäftsführer ist weisungspflichtig gegenüber dem Datenschutzbeauftragten, um sicherzustellen, dass das Unternehmen datenschutzkonform handelt.

Ein externer Datenschutzbeauftragter ist vorteilhaft für Unternehmen, die nicht über die nötige Fachkunde und Personalkapazität verfügen, um datenschutzrechtlichen Verpflichtungen nachzukommen. Insbesondere kleine und mittelständische Unternehmen profitieren von externer Unterstützung, um datenschutzkonforme Abläufe zu gewährleisten.

Externe Datenschutzbeauftragte können in der Regel Remote arbeiten, um Unternehmen bei der Erfüllung ihrer datenschutzrechtlichen Verpflichtungen zu unterstützen. Dies ermöglicht eine flexible und effiziente Zusammenarbeit, unabhängig von der physischen Unternehmenspräsenz.

Erfahrung spielt bei Datenschutzbeauftragten eine wichtige Rolle, da sie komplexe datenschutzrechtliche Anforderungen effizient und zielgerichtet bewältigen müssen. Ein erfahrener Datenschutzexperte kann Unternehmen dabei unterstützen, datenschutzkonform zu handeln und potenzielle Risiken zu minimieren.

Externe Datenschutzbeauftragte können effizient und zielgerichtet agieren, da sie oft mehrere Unternehmen betreuen und die Datenschutzdokumentation effektiv aktuell halten. Dies ermöglicht eine schnelle Reaktion auf Datenschutzanliegen aus verschiedenen rechtlichen Perspektiven.

Antworten zu Fragen rund um die Ausbildung von DSBs

Datenschutzbeauftragte benötigen keine spezifischen Zertifikate. Allerdings ist es von Vorteil, wenn sie über fundierte Kenntnisse im Datenschutzrecht verfügen.

Externe Datenschutzbeauftragte benötigen Erfahrungen im Bereich Datenschutz, um kleinen und mittelständischen Unternehmen bei der Umsetzung datenschutzrechtlicher Vorgaben zu helfen. Zudem ist es wichtig, über Fachkenntnisse in verschiedenen rechtlichen Perspektiven wie ZPO, StGB, NIS 2.0, DSGVO und BDSG zu verfügen.

Datenschutzbeauftragte aktualisieren ihr Wissen durch regelmäßige Fortbildungen und Schulungen. Es ist wichtig, dass sie über aktuelle Datenschutzbestimmungen und -verfahren informiert sind, um ihre Aufgaben effektiv ausführen zu können.

Nicht jeder kann zum Datenschutzbeauftragten ausgebildet werden, da spezifische Fachkenntnisse und Qualifikationen erforderlich sind, um die Aufgaben eines Datenschutzbeauftragten korrekt ausführen zu können. Es bedarf einer gewissen Expertise und Schulung in Datenschutzrecht und Datenschutzpraxis, um diese Rolle angemessen wahrnehmen zu können.

Die Ausbildung zum Datenschutzbeauftragten dauert in der Regel mehrere Tage bis Wochen, abhängig von den Anforderungen und dem Umfang des Trainings. Es ist keine fest definierte Dauer vorgeschrieben.

Datenschutzbeauftragte bieten Fortbildungen zu Themen wie Datenschutzgrundverordnung (DSGVO), Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) und zum Umgang mit personenbezogenen Daten an. Diese Schulungen sind wichtig, um Mitarbeitern das notwendige Wissen für datenschutzkonformes Handeln im Unternehmen zu vermitteln.

Antworten zu Fragen rund um Datenschutzaudits

Ein Datenschutzaudit beinhaltet die Überprüfung und Kontrolle zentraler Dokumente im Unternehmen im Hinblick auf Datenschutzbestimmungen. Es zielt darauf ab sicherzustellen, dass alle Prozesse und Abläufe datenschutzkonform gestaltet sind.

Datenschutzaudits sind in der Regel regelmäßig durchzuführen, um die Einhaltung der Datenschutzbestimmungen sicherzustellen. Die Häufigkeit hängt von verschiedenen Faktoren wie Unternehmensgröße und Risikobewertung ab.

Interne Datenschutzaudits werden von internen Mitarbeitern des Unternehmens durchgeführt, während externe Datenschutzaudits von unabhängigen externen Experten durchgeführt werden. Externe Audits bieten eine objektivere und unvoreingenommene Bewertung der Datenschutzpraktiken eines Unternehmens im Vergleich zu internen Audits.

Datenschutzberatung kann branchenabhängig sein, da verschiedene Branchen unterschiedliche Anforderungen und Risiken im Umgang mit personenbezogenen Daten haben. Es ist daher wichtig, dass der Datenschutzexperte die spezifischen Bedürfnisse und Herausforderungen einer Branche berücksichtigt.

Antworten zu Fragen rund um gesetzliche Anforderungen zum Datenschutz

Datenschutzberatung kann branchenabhängig sein, da verschiedene Branchen unterschiedliche Anforderungen und Risiken im Umgang mit personenbezogenen Daten haben. Es ist daher wichtig, dass der Datenschutzexperte die spezifischen Bedürfnisse und Herausforderungen einer Branche berücksichtigt.

Ja, alle Unternehmen sind Datenschutzprüfungen unterworfen, unabhängig von ihrer Größe oder Branche. Es ist wichtig, dass Unternehmen einen externen Datenschutzbeauftragten ernennen, um ihren datenschutzrechtlichen Verpflichtungen nachzukommen.

Unternehmen in Branchen wie Medizin, Finanzdienstleistungen, Bildung und E-Commerce benötigen externe Datenschutzberater, um ihren datenschutzrechtlichen Verpflichtungen nachzukommen. Kleine und mittelständische Unternehmen profitieren besonders von externen Datenschutzexperten aufgrund der fehlenden Fachkunde und Personalkapazität.

Für Datenschutzverstöße trägt die Geschäftsleitung des Unternehmens die Verantwortung. Es ist wichtig, dass dem externen Datenschutzbeauftragten alle Informationen vollständig und wahrheitsgemäß bereitgestellt werden.

Spezielle Branchenregelungen erfordern Fachkenntnisse im Datenschutzrecht sowie Verständnis für die branchenspezifischen Anforderungen und Compliance-Vorgaben. Ein externer Datenschutzbeauftragter mit Erfahrung in der jeweiligen Branche kann helfen, diese speziellen Anforderungen zu erfüllen.