Interne Auditoren erreichen mehr mit diesen 10 Tipps

Interne Auditoren können mit den folgenden 10 Empfehlungen ihre Audits deutlich effizienter und effektiver gestalten. Diese Ratschläge basieren aus den Erfahrungen interner Auditoren als auch von externen Auditoren, die sich die internen auditberichte anschauen müssen. Dabei stellt man immer wieder ein signifikantes Verbesserungspotential. Das soll hier kurz und prägnant zusammen gefasst werden:

Planung und Vorbereitung

Interne Audits werden für die Zertifizierung eines Management Systems erwartet. Der Zweck der internen Audits ist es die Organisation zu befähigen sich selbst zu kontrollieren und eigenständig Korrekturmaßnahmen sowie Verbesserungen einzuleiten. Vielen Unternehmen kennen den Begriff der „internen Revision“. Der Zweck ist hier ähnlich jedoch sollte er nicht unbedingt von den Personen durchgeführt werden, die sonst üblicherweise die buchhalterischen Bereiche eines Unternehmens prüfen. Es besteht die Gefahr der Betriebsblindheit. Eine Aufgabenteilung in Bezug auf Informationssicherheit bzw. Qualitätsmanagement ist meist recht sinnvoll. Die folgenden Tipps helfen den internen Auditoren und Auditprogramm-Managern ihre Audits mit weniger Druck und Konflikten durchführen.

1. Gemeinsames Ziel festlegen

Beschreiben Sie den Nutzen eines internen Audits für ihre Organisation, so dass auch andere es als Vorteil anstatt als Belästigung („Überwachung“) wahrnehmen. Negative Begriffe (z.B. „es ist obligatorisch“ ) lösen Widerstand und Fluchtverhalten aus. Zu Beginn einer jeden Besprechung sollten Sie dem Gesprächspartner kurz erklären, wozu das interne Audit dient (z.B. Optimierung der Prozesse, Einhaltung der Vorschriften):

  • Nutzen formulieren
  • Negative Wortwahl vermeiden
  • Erklären Sie ihrem Gesprächspartner das Ziel des internen Audits
  • Optimierung der Prozesse, Einhaltung der Vorschriften
  • Arbeiten sie mit Checklisten und berücksichtigen dabei externer und interner Anforderungen
  • Zeigen sie echtes Interesse an den Ideen und Verbesserungsvorschlägen ihrer Gesprächspartner
  • Nehmen Sie alle wichtigen Informationen in Ihren Bericht auf

2. Einbindung der Geschäftsleitung

Die Geschäftsleitung muss in die Internen Audits soweit wie erforderlich eingebunden sein. Die Auditoren der Zertifizierungsstelle werden bei dem Zertifizierungsaudit prüfen ob die Geschäftsleitung auch wirklich zu dem Management System und den damit verbundenen Konsequenzen steht. Daher motivieren Sie obersten Führungsebene die Führungsrolle in den geeigneten Situationen zu übernehmen. Besprechen Sie den Inhalt des Auditprogramms mit der Geschäftsleitung. Der oberste Führungskreis ist verpflichtet, Ihnen ausreichend Zeit und Ressourcen für den Audit-Prozess bereitzustellen. Informieren Sie die Geschäftsleitung über die Ergebnisse und Folgemaßnahmen.  Das Auditprogramms muss eine hohe Priorität haben, denn sonst droht eine unerfreuliche Nebenabweichung die spätere Zertifizierung zu verhindern. Die Geschäftsleitung muss Ihre Entscheidungen in Bezug auf Inhalt und Verfahren unterstützen.

3. Planen Sie genügend Zeit ein

Interne Audits haben Priorität! Planen Sie ausreichend Zeit für das Auditverfahren. Legen sie im Kalender fest, wann die Audits starten und wann Sie abgeschlossen sein sollten. Zeigen sie , dass Sie keine Kapazitäten verschwenden und effizient das Auditverfahren durchführen. Schlagen Sie der Geschäftsleitung wichtige Themen vor und bitten sie auch um weitere Themenvorschläge, damit die Geschäftsleitung mit denkt. Die Auditzeit ist wertvolle Arbeitszeit. Es muss für das Unternehmen lohnend eingesetzt werden. Sie können schon früh anfangen ihre Berichtsdokumente aufzubauen, so dass sie nicht im Nachhinein zu lange für die Berichterstattung benötigen. Erfassen sie immer Auditnotizen nach oder  teilweise während jeder Besprechung. So werden Ihre Berichte konsistenter und wichtiges wird nicht vergessen. Seinen sie pünktlicher als die Eisenbahn. Halten Sie maßvoll ihren  Zeitplan ein. Reservierte Zeit ist ein Puffer für wichtige Themen, die eventuell unerwartet auftauchen. Respektieren Sie das ihnen entgegen gebrachte Vertrauen indem Sie vertraulich erhaltene Informationen auch vertraulich behandeln. Jeder Punkt auf ihrer Liste sollte behandelt werden. Ist etwas nicht möglich, so muss das für ein kommendes Audit zurückgestellt werden.

4. Vorbereitet sein

Durch eine gute Vorbereitung kann der interne Auditprozess von Anfang bis Ende zügig weitgehend ohne Lücken abgeschlossen werden.  Wichtige Auditthemen sollten hervorgehoben werden, damit sie nicht unter dem Tisch fallen. Die Vorschläge Ihres Auditprogrammleiters oder der Geschäftsleitung sollten in den auditplan einfließen. Lassen Sie sich aber nicht ins Bockshorn jagen. Falls in der Vergangenheit bereits interne Audits durchgeführt wurden, sollten sie diese alten Berichte auch mal studieren. Sie bekommen ein besseres Gefühl ob sich die Organisation nach den letzten Audits verbessert hat. Existieren interne oder externe Beschwerden? Welche Abhilfemaßnahmen wurden getroffen und haben sie die Ursache der Beschwerden beseitigt? Betrachten Sie die prüfenden Verfahren und die damit verbundenen Prozesses an. Eine Auswahlliste mit Themen hilft strukturierter vorzugehen. Was sind die spezifischen Risiken und Chancen? Die Vorbereitungsphase ermöglicht es Ihnen auch andere Kollegen mit einzubinden. Das schafft eine breitere Akzeptanz in der Organisation. Deren Wissen hilft ihnen Risiken und Chancen nachhaltiger zu betrachten. Es ist auch eine gut Art der Einbindung der Fachabteilungen, indem man sie bittet ihre Risiken und Chancen zu definieren.

Unser Beratungsgespräch hilft ihnen zu mehr Klarheit, um die ISO Zertifizierung ihres Management Systems erfolgreich zu absolvieren.

Strukturiert unvoreingenommen durchführen

Wer strukturiert an ein Audit herangeht, kann langfristig mehr positive Auswirkungen in der Organisation herbeiführen.

5. Zuhören und lernen

Ein guter Auditor stellt offene Fragen und hört dann aufmerksam zu. Den Gesprächspartner ausreden zu lassen, ist nicht nur respektvoll aber auch eine Gelegenheit unerwartete Erkenntnisse zu gewinnen. Vergessen sie nicht während des Gesprächs wo nötig auch ein paar Notizen zu machen. Sammeln Sie auch Nachweise für die gewonnenen Erkenntnisse. Es ist wichtig objektive Beweise für die Einhaltung oder Nichteinhaltung für die Berichterstellung zu haben. Bitten sie ihre Gesprächspartner um Hilfe, damit Sie relevante Beweise und Ideen aus dem Gespräch mitnehmen.Die Qualität Ihres Berichts ist abhängig von ihrer Vorbereitung, der Vorgehensweise im Audit als auch der darauf folgenden Aufarbeitung der Erkenntnisse. So können Folgemaßnahmen später wirksamer Verbesserungen nachhaltig herbeiführen. Lassen Sie sich nicht von Anrufen oder anderen Ablenkungen von ihrem Fahrplan abweichen lassen. Unterbrechungen sind wie Sand im Getriebe. Fokussieren Sie Fragen auf das Audit. Die Checkliste hilft ihnen alles soweit möglich abzudecken. Lasen Sie die Checkliste nicht zum Stolperstein in ihrer Gesprächsführung werden zu lassen.

6. Entwickeln Sie die Fähigkeiten Ihrer Auditoren

Interne Auditoren setzen eine Reihe an Fähigkeiten in Verbindung mit Ihrem Fachwissen ein. Es ist wichtig sich fortlaufend weiter zu bilden, damit man auf Dauer immer bessere Auditergebnisse erreichen kann.  Besonders bei großen Auditteams empfiehlt es sich folgende Punkte zu berücksichtigen:

  • Ernennung/Einstellung
  • Schulung und Kompetenzentwicklung
  • Leistungsbewertung
  • Nachbesserung bei schlechter Leistung

Auditprogramm-Manager fördern die Entwicklung der Auditoren. Die Motivation des Auditteams kann mit unter stark unter der Ablehnung der Belegschaft leiden. Auch das Auditprogramm muss fortwährend verbessert werden.

7. Erfolge teilen

Die Erfolge der internen Audits sollten nicht allein beim Auditleiter hängen bleiben. Die Co-Auditoren sollten die Folgemaßnahmen kennen. Das Ergebnis der organisatorischen Bemühungen werden zeigen wie wirksam die internen Auditmaßnahmen sind.  Sprechen Sie innerhalb des Auditteams auch über Erfolge und Schwierigkeiten. Teilen Sie ihr Wissen und ihre Erfolge mit den „jüngeren“ Teammitgliedern.

8. Umstellung von PDCA auf CAPD

Das PDCA-Modell wird gerne in internen Audits als Wegweiser eingesetzt. Das führt aber zu einem Übergewichtung der Planung und Vorbereitung, so dass wenig Zeit für die eigentliche Prüfung übrig. Die Umsetzung von Verbesserungen wird dabei zu wenig Zeit eingeräumt. Dadurch leidet die Effektivität der Maßnahmen. Es empfiehlt sich von PDCA zu CAPD zu wechseln. Der Schwerpunkt ist somit auf die schwierigeren Phasen der Überprüfung und Anpassung. Bitten sie ihre Gesprächsteilnehmer die Wirksamkeit ihres Prozesses  zu bewerten. Fragen Sie nach Belegen für getroffene Maßnahmen, die identifizierte Mängel an Konformität oder Wirksamkeit beheben sollten.

9. Unvoreingenommen bleiben

Interessenskonflikte sind immer ein Problem für die Nachhaltigkeit eines Audits. Der Prozess und die Auswirkungen des internen Audits sollte getrennt gehalten werden von früheren Tätigkeiten der Auditoren. Es wäre nicht hilfreich, wenn Auditoren ein bestimmtes Ergebnis versuchen herbeizuführen. Dadurch würde das Auditergebnis verfälscht werden. Üblicherweise sollte man seine eigene Arbeit bzw. Abteilung nicht selbst prüfen. Zudem sollten die internen Auditoren nicht aus Angst vor Repressalien ihre Untersuchungen abändern. Sollte ein Auditor befürchten er könnte in ein Interessenskonflikt geraten, so sollte er das Audit nicht annehmen.

10. Positives Klima während des Audits aufrecht erhalten

Bei vielen Gesprächen erhält man nicht nur tiefere Einblicke in die eigene Organisation. Dabei erlebt man auch die unterschiedlichsten menschlichen Reaktionen auf ein Audit. Manche Menschen reagieren ängstlich oder gereizt. Daher ist es wichtig, in positives Gesprächsklima zu schaffen. Ihre Audittechniken werden sich mit jedem Audit erweitern.